Was bei der Annahme fehlt, fehlt bis zur Rechnung.
Die Fahrzeugannahme legt fest, welche Angaben den Auftrag durch den Betrieb tragen. Jede Lücke am Anfang kann später eine Rückfrage, eine Nacherfassung oder einen weiteren Anlauf im Büro auslösen.
Achim Ziemons · DIE ASG
Montag, kurz nach sieben. Drei Fahrzeuge stehen auf dem Hof, der erste Fahrer will weiter. Die Annahme notiert Kennzeichen und „Bremse vorne rechts zieht“. Der Kilometerstand fehlt, die Kopie der Zulassung auch. Am Nachmittag tippt jemand im Büro den Auftrag ab, der Meister fragt in der Halle nach. Für die Rechnung werden die Angaben ein drittes Mal zusammengesucht.
Ein Auftrag, der mit einer Lücke beginnt, beschäftigt jede Station danach erneut. Für mich liegt darin eine Prozessfrage: Wie oft muss derselbe Sachverhalt erfasst werden, bevor aus dem Auftrag eine Rechnung wird?
Auf der IAA Transportation 2026 in Hannover habe ich mit Michael Osterath gezeigt, wie die Osterath GmbH aus Willich, Fahrzeugbau und Service für das Nutzfahrzeug, an der Annahme ansetzt. „Besonders wichtig ist dabei die Fahrzeugannahme“, sagt Michael Osterath, „weil wir genau dort die Grundlage für den gesamten weiteren Prozess schaffen wollen.“
Gemeinsam mit meinem Entwicklungspartner Lars Hennig habe ich dafür eine eigene App gebaut. Sie führt die Annahme als Interview. Fahrzeugpapiere, Fahrzeugdaten, Auftragsbestandteile und Dokumente werden der Reihe nach strukturiert erfasst. Der Ablauf umfasst drei Schritte:
Sprechen: Der Werkstattmeister diktiert am Fahrzeug, was er sieht und was der Kunde sagt.
Verstehen: Die VOICE KI schreibt mit, versteht die frei gesprochenen Inhalte (auch Umgangs- und Fremdsprache) und erkennt die Angaben, auf die es ankommt.
Übertragen: Der Werkstattauftrag steht direkt in der vorhandenen Werkstatt-Software, zugeschnitten auf den Kunden.
Michael Osterath beschreibt das Ergebnis so: „Wir erreichen bereits zu Beginn eine sehr hohe und einheitliche Datenqualität. Diese Daten können wir dann durch den gesamten Auftragsabwicklungsprozess weiterverwenden, statt später immer wieder neu zu erfassen.“ Im Idealfall sind danach nur noch kleine Anpassungen nötig.
Die Annahme ist deshalb keine Formalität am Tresen. Hier entscheidet sich, ob Angaben den Auftrag bis zur Rechnung tragen oder unterwegs erneut beschafft werden müssen. Heute ist zu klären, welche Informationen bei der Annahme verlässlich vorliegen müssen. In zwölf Monaten sollte erkennbar sein, ob die wiederholte Erfassung im Betrieb tatsächlich zurückgegangen ist.
Ihr nächster Schritt, wenn auch Sie KI nützlich in Ihre Prozesse einbinden wollen: ein Erst-Call zur Einordnung (kostenfrei, 30 Minuten). Ich prüfe dabei, ob ich helfen kann. Das Ergebnis darf auch lauten, dass sich ein Vorhaben derzeit nicht lohnt.
Achim Ziemons · DIE ASG — DATA-driven Predictive Business. AI-based.
Kommentare